2 Mio/Jahr mit Close CRM: Tutorial
🎯 Key Takeaways
- Close fokussiert Vertriebsaktivitäten und Calls als Kern-Feature
- Schritte von Einrichtung, Verifizierung bis zu Custom Activities/Fields
- Smart Views, Blacklist & Prio-Listen verbessern Follow-up und Pipeline
- Kostenmodelle: Starter vs. Professional – geeignet für Einsteiger
- Interne Verlinkungen nutzen, um Vertriebsstrukturen effizient zu skalieren
Einleitung: Warum Close als Sales-CRM?
Für Agenturinhaber und Marketing-Freelancer ist ein zielgerichtetes Sales-CRM unverzichtbar. Close bietet einen fokussierten Ansatz auf Calls und Vertriebsaktivitäten, der sich von klassischen CRMs abhebt. In diesem Guide zeige ich dir, wie du Close systematisch einrichten kannst – Schritt für Schritt, praxisnah, deutsch.
Bevor wir starten, schau dir unsere strategischen Bausteine an: Vertriebsstruktur aufbauen – so geht deine Vertriebsstrategie, sowie unser Leitfaden zum Reporting: Wie du Reporting für Kunden optimal gestaltest. Diese Ressourcen helfen dir, Close im größeren Kontext deiner Agenturstrategie zu nutzen.
Was Close euch bietet: Fokus, Struktur und Skalierung
Close ist kein reines Funktionsfeuerwerk, sondern ein Sales-CRM, das den Verkauf in den Mittelpunkt rĂĽckt. Wichtige Vorteile sind:
- Call-first-Ansatz – direkter Fokus auf Telefonate, Follow-ups und Outbounds.
- Kalender-Integration und Kalender-Synchronisation mit Gmail/Google, damit du Termine nie mehr vergisst.
- Inbox als zentrale Mitte aus Tasks, Follow-ups, Mails und Calls.
- Flexibles Custom-Fields & Custom Activities, um den Verkaufsprozess exakt abzubilden.
Die Grundidee ist, dass dein Vertriebsprozess in Close direkt nachvollziehbar wird – von der ersten Ansprache bis zum Abschluss. Für Agenturen bedeutet das weniger Chaos, mehr Transparenz und letztlich mehr Umsatz.
Schritte zum Setup: Von Null auf Sales
In der Praxis funktioniert der Setup-Prozess in klare Phasen gegliedert. Die folgenden Schritte bilden eine solide Basis, um Close effizient einzusetzen:
- Account erstellen und verifizieren. Lege deine Team-Struktur fest; am Anfang reicht oft eine Person.
- VerknĂĽpfe dein E-Mail-Postfach (z. B. Gmail) fĂĽr Inbound/Outbound Kommunikation und aktiviere die Inbox.
- Auswahl der Nummern – wähle Telekombasiert oder nutze Close-Nummern, um Erreichbarkeit zu verbessern und Spam-Problemen vorzubeugen.
- Grundkonfiguration der Settings (Two-Factor-Auth, Team-Einladungen, Routing) und Call Recordings wenn rechtlich zulässig.
- Aufbau der Custom Activities und Custom Fields – hier definierst du, wie dein Closing-Gespräch protokolliert wird (z. B. Setting-Meeting, Closing-Status, Budget, Entscheidungsträger).
- Erstelle Smart Views und Listen (z. B. Blacklist, Prio-Liste, Wiedervorlage) – so behältst du den Überblick und priorisierst.
- Richte Integration Links und ggf. Kalender-Links ein, damit du direkt aus E-Mails Termine buchen kannst.
Diese Schritte zeigen, wie du Close schrittweise zum laufen bringst. Im Folgenden gehen wir tiefer auf Custom Activities, Custom Fields und Smart Views ein, damit du das Setup exakt nach deinem Sales-Process ausgestaltest.
Custom Activities & Custom Fields
Um deinen Sales-Prozess abzubilden, legst du Custom Activities an, zum Beispiel Setting-Gespräch oder Closing-Gespräch. Diese Felder dienen als Felder in deinem CRM, damit du genau festhältst, welche Schritte bereits erledigt sind. Wichtige Punkte:
- Stelle sicher, dass du nur ein oder zwei Custom Activities nutzt, damit du nicht in der Komplexität versinkst.
- Nutze Custom Fields auf Kontaktebene, Lead- oder Opportunities-Ebene, um Budget, Entscheidungsträger, Zeitfenster etc. zentral abzubilden.
- Verwende eine klare Name-Konvention (z. B. Closing-Date, Decision-Maker, Budget).
Beachte: Die Umsetzung beginnt mit einer übersichtlichen Struktur der Felder. Wenn duMit einer übersichtlichen Struktur beginnst, ersparst du dir später viel manuellen Aufwand.
Smart Views, Listen & Automatisierung
Smart Views sind vordefinierte Filter, die dir helfen, Lead-Status und Deals schnell zu durchsuchen. Ein paar sinnvolle Ansätze:
- Blacklist/ gesperrt-Listen, um uninteressierte Leads zu blockieren.
- Prio-Liste fĂĽr Leads, bei denen du zeitnah einen Call ansetzen willst.
- Kontroll-Views, um Leads mit fehlenden Feldern oder offenen Wiedervorlagen zu erkennen.
Als Einstieg reichen zwei bis drei Smart Views – später kannst du mit Make/Zapier oder integrierten Flows weiter automatisieren. Wenn du eine Vertriebsstruktur hast, erleichtert dir das das Tracking enorm.
Kosten, Pläne & Praxis-Tipps
Für den Einstieg empfiehlt sich oft der Starter-Plan – damit kannst du beginnen und später zu Professional wechseln, falls du mehr Pipelines, Custom Activities oder Team-Mitglieder brauchst. Der Professional-Plan bietet typischerweise weniger Limits, mehr Integrationen und robuste Auswertungen. Wichtige Hinweise:
- Plane regelmäßige Reviews, um zu prüfen, ob Custom Fields ausreichend sind oder du weitere Felder brauchst.
- Nutze Close als zentrale CRM-Schnittstelle – so bleiben Outbound-Calls und Follow-ups konsistent.
- Halte deine Call-Recordings rechtlich sauber und frage die Zustimmung, bevor du Gespräche aufzeichnest.
Best Practices fĂĽr Agentur-Inhaber
Aus unserer Praxis fĂĽr Agenturen ergeben sich drei zentrale Empfehlungen:
- Nutze interne Verlinkungen von Artikeln, um dein Team schneller auf neue Prozesse einzuschwören. Beispiele unserer Leitfäden sind Wie du Reporting für Kunden optimal gestaltest und Wie du deine Agentur auf 1 Mio / Jahr skalierst.
- Verwende Smart Views gezielt, um wiederkehrende Follow-ups zu planen und Wiedervorlagen zuverlässig zu setzen.
- Bleibe flexibel: Wenn du merkst, dass eine Automatisierung unnötig ist, halte es einfach – Close lässt sich auch manuell gut bedienen.
Interne Verlinkungen in Blog-Content nutzen
Für eine effektive SEO-Strategie sollten interne Verlinkungen nicht fehlen. Verweise in deinem Blog-Artikel auf verwandte Beiträge, damit Leser weiter navigieren und Suchmaschinen dein Content-Ökosystem erkennen. Beispiele:
- Vertriebsstruktur: Vertriebsstruktur aufbauen – so geht deine Vertriebsstrategie
- Reporting: Wie du Reporting fĂĽr Kunden optimal gestaltest
- Skalierung: Wie du deine Agentur auf 1 Mio / Jahr skalierst
Fazit: Der Weg zur 6-stelligen Agentur mit Close
Ein modernes Sales-CRM wie Close ermöglicht es Agenturinhabern und Marketing-Freelancern, den Vertrieb systematisiert zu gestalten. Von der Einrichtung über Custom Activities und Fields bis zu Smart Views – mit der richtigen Struktur kannst du Outbounds effizienter steuern, Leads besser pflegen und Abschlüsse schneller realisieren. Nutze interne Ressourcen, verlinke sinnvoll, und passe dein Setup schrittweise an deine Ziele an. Wenn du mehr Details wünschst, schau dir unsere Guides zu Vertrieb und Reporting an – sie ergänzen das Close-Setup ideal.
Zusammenfassung der Kernpunkte
- Close fokussiert Vertriebsaktivitäten und Call-Management in einem CRM.
- Starte mit Core-Settings, verifiziere Mails, wähle Nummern, richte Custom Activities und Fields ein.
- Nutze Smart Views und Listen (Blacklist, Prio, Wiedervorlage) fĂĽr Priorisierung.
- Wähle den passenden Plan (Starter vs. Professional) je nach Teamgröße und Bedarf.
- Verlinke interne Ressourcen, um deinen Sales-Funnel nachhaltig zu stärken.
📝 Vollständiges Transkript
Zum Lesen scrollen:
Herzlich willkommen zu diesem Video. Hier möchte ich dir zeigen, wie du Close einrichtest – vollständig gemeinsam. Wir gehen jeden Schritt durch.
Zuerst: Wann ist Close sinnvoll? Close ist ein Sales-CRM mit Fokus auf Calls und echte Vertriebsaktivitäten. Wenn du dir unsicher bist, welches CRM du nutzen willst, bleib dran. Dieses Tutorial ist genau das Richtige, wenn du dein Vertriebssystem systematisierst oder gerade dabei bist, das zu tun.
Im Agency Builder findest du unseren Prozess inkl. Close und dem Tracking. Wir zeigen, wie du E-Mail-Verifikation, Kalender-Sync und die grundlegenden Einstellungen nutzt. Wir verknĂĽpfen eine Telefonnummer, diskutieren Kommunikationswege und veranschaulichen, wie Mails in der Inbox erscheinen oder archiviert werden.
Wir demonstrieren, wie du Custom Activities einrichtest – z. B. das Setting-Gespräch und das Closing-Gespräch. Wir konfigurieren Custom Fields, um Umsatz, Budget, Entscheider und Zeitrahmen abzubilden. Wichtig ist, dass du am Anfang nicht zu viele Felder hast; starte mit den nötigsten Feldern und erweitere situativ.
Smart Views helfen dir, Leads sinnvoll zu priorisieren. Du kannst Blacklists erstellen, eine Prio-Liste pflegen und Wiedervorlagen einrichten. Wir diskutieren auch Integrationen, z. B Google-Kalender-Linkings, und wie du Kalendereinladungen direkt aus Close heraus verschickst.
Wir gehen auf Kostenmodelle ein: Starter reicht oft zum Starten, Professional bietet mehr Pipelines und Funktionen. Am Ende des Tages geht es darum, deine Vertriebsprozesse klar zu definieren und regelmäßig zu prüfen, ob dein Setup deinen Zielen dient.
Abschluss: Wenn du konkrete Fragen hast, schreib mir gern. Viel Erfolg beim Aufbau deiner Close-Strategie!
