Case Study: +15k Umsatz in 4 Tagen – Webdesign-Agentur
🎯 Key Takeaways
- Onboarding setzt klare Erwartungen und definiert Quick Wins
- Automatisierung reduziert repetitive Admin-Schritte
- Roadmap und After-Sales erhöhen Retention und Folgeaufträge
- Inbound Selling System mit KI-Outreach liefert qualifizierte Termine
- Mini-Freelancer ermöglichen Skalierung ohne Vollzeitcrew
Case Study Pascal: +15.000 € Umsatz in 4 Tagen – Was dahinter steckt
In diesem Beitrag fasse ich die Kernprinzipien zusammen, die wir bei Pascal umgesetzt haben, um in kurzer Zeit erhebliches Umsatzwachstum zu erzielen. Als Agenturinhaber oder Marketing-Freelancer wirst du hier die Bausteine sehen, die wiederholbar funktionieren: Onboarding, Automatisierung, eine klare Roadmap und ein Inbound Selling System.
Die Bedeutung eines souveränen Onboardings
Der erste Schritt in der Zusammenarbeit mit Pascal war ein starkes Onboarding. Wir definieren gemeinsam die Roadmap, legen Prioritäten fest und definieren Quick Wins, die in den ersten Wochen greifbar sind. Ein gutes Onboarding ist laut unserer Erfahrung der Schlüssel, um Skepsis abzubauen und Vertrauen zu schaffen.
Wichtige Bausteine im Onboarding:
- Automatisierung repetitiver Prozesse (Formulare, Ordnerstrukturen, Projektablage)
- Gezielte Erwartungshaltung: Wir positionieren dich als langfristigen Partner, nicht als kurzfristigen Verkäufer
- Konkretes Onboarding-Skript, das die nächsten Schritte, Verantwortlichkeiten und Ziele skizziert
Wenn du mehr zu Onboarding-Techniken suchst, schau dir unsere Wie deine Agentur wirklich wächst – Praxis-Plan an. Dort findest du detaillierte Strategien zur Skalierung durch strukturierte Prozesse.
Von der Implementierung zur Umsatzkurve
Nach dem Onboarding folgt die Implementierung. Pascal hat in zwei Schritten eine starke Betreuung erlebt: zunächst intensive Zusammenarbeit mit einem Vertriebsleiter, dann die eigenständige Umsetzung. Dadurch entstehen Ergebnisse, die schneller greifen, wenn das Team nicht nur Theorie hört, sondern konkrete Aufgaben übernimmt.
Wichtige Punkte der Implementierung:
- Zwei Programme mit persönlicher Betreuung, um individuelle Stärken zu nutzen
- Schnelle Umsetzung: Implementierung führt unmittelbar zu messbaren Resultaten
- Nachhaltige Prozesse, die sich auf Wiederholung und Skalierung ausrichten
Weitere Einblicke findest du in unserem Beitrag zur Kundenakquise ohne Kaltakquise: Agenturkunden ohne Kaltakquise – Komplett-Guide.
Wie sieht das Angebot hinter Pascal aus?
Wir arbeiten mit einem klaren Lead-Funnel, der über Inbounds läuft. Das Inbound Selling System nutzt KI-gestützte Outreach, Video-Analysen und signalbasierte Nachrichten, um den richtigen Moment für eine Kontaktaufnahme zu treffen. Die erste Phase generiert typischerweise qualifizierte Termine pro Tag, ohne dass du Kaltakquise betreiben musst.
Wichtige Bestandteile:
- Automatisierte Outreach mit Videoanalyse zur besseren Ansprache
- Personalisierte Nachrichten, die sich natürlich anfühlen
- Ein klares, druckloses Verkaufsflow, das zu Folgeaufträgen führt
Wenn du mehr über konkrete Tools und Strategien liest, schau dir unseren 2 Mio/Jahr mit Close CRM: Tutorial an.
Mini-Freelancer: Skalierung ohne Vollzeitcrew
Ein zentrales Element unserer Skalierung ist das Konzept der Mini-Freelancer. Statt Vollzeitmitarbeitern setzt du kleine, spezialisierte Einheiten ein, die flexibel arbeiten. Damit bleibst du agil und behältst Gewinnspannen, während du größere Projekte an Land ziehst.
Was bedeutet das praktisch?
- Günstige, aber hochqualifizierte Arbeitskräfte
- Aufgaben werden in kleine Schritte unterteilt
- Externe Experten unterstützen bei Bedarf, ohne langfristige Verpflichtungen
Dieser Ansatz hilft, das tägliche Agentur-Betrieb zu entlasten und Kapazitäten für neue Projekte frei zu setzen. Wenn du wissen willst, wie du deine eigene Roadmap aufsetzt, biete ich dir ein kostenfreies Coaching-Call an – den Link findest du unten im Beitrag.
Die nächste Stufe: Deine persönliche Roadmap
Wenn du nun selbst eine skalierbare Roadmap willst, ist der nächste Schritt, einfach einen Termin zu vereinbaren. Wir analysieren deine aktuelle Situation, identifizieren Quick Wins und erstellen eine individuelle Roadmap für dein Geschäft. Du musst kein Coaching oder Mentoring kaufen – du bekommst eine klare, praxisnahe Orientierung, wie du wieder an Umsatz anknüpfst.
Nutze dazu den Call unter diesem Video oder klicke auf den Link im Beschreibungstext. In der Praxis hatten viele Agenturen schon ähnliche Umstellungen, die zu signifikanten Verbesserungen geführt haben.
Weitere Inspirationen findest du in unseren internen Ressourcen, z.B. YouTube Ads Agentur starten – Vollständiger Kurs und Wie deine Agentur wirklich wächst – Praxis-Plan.
Wenn du dich weiter einlesen willst, lohnt sich auch der Blick auf den Inbound-Ansatz im 5 KI-Wege Geld verdienen 2025 – Agenturen.
Abschluss und Handlungsaufruf
Die Grundidee ist: Eine klare Onboarding-Roadmap, automatisierte Prozesse, ein belastbares Inbound-System und eine nachhaltige After-Sales-Strategie führen zu wiederholtem, planbarem Wachstum. Falls du deine eigene Agentur auf das nächste Level bringen willst, vereinbare jetzt einen kostenfreien Coaching-Call – unten im Video beschrieben.
Warum dieses Case Study-Modell funktioniert
Dieses Case Study-Modell funktioniert, weil es nicht auf reine Theorie setzt, sondern auf konkrete Umsetzungsschritte, Messbarkeit und Wiederholbarkeit. Pascal hat die Tools und Prozesse genutzt, die sich in unserer Arbeit bereits mehrfach bewährt haben. Die Kombination aus Onboarding, zwei Programmen mit persönlicher Betreuung, automatisierter Administration und einem starken Inbound-Funnel sorgt dafür, dass Ergebnisse nicht zufällig sind, sondern strukturiert erzielt werden.
📝 Vollständiges Transkript
Zum Lesen scrollen:
Mein Name ist Alexander H. Wir haben in den letzten Jahren über 600 Agenturen geholfen und Freelancern Webdesignern beim Skalieren, Planen und Wiederholen von Neukundengewinnung zu unterstützen. Wir helfen Teams, eine starke Positionierung in überfüllten Märkten zu finden und einen planbaren Vertriebsprozess aufzubauen, bei dem man authentisch bleibt, statt wie ein Roboter zu wirken.
In diesem Case-Study-Prozess geht es um Prozesse, Strukturen, Onboarding und eine Roadmap, die es ermöglichen, nachhaltig zu skalieren. Wir zeigen, wie Pascal gestartet ist, welche Schritte wir gemeinsam gegangen sind und welche Ergebnisse daraus resultierten.
Der erste wichtige Schritt in der Zusammenarbeit war das Onboarding. Wir klären Erwartungen, definieren Quick Wins und legen eine klare Roadmap fest. Ein gutes Onboarding ist entscheidend, damit sich der Kunde wirklich als langfristiger Partner versteht – nicht als einmaliger Auftrag.
Im Onboarding setzen wir Automatisierung ein, zum Beispiel für Formulare, Ordnerstrukturen und die Zuweisung von Projekten. Dabei geht es nicht um teure Tools, sondern um praktikable Automatisierung, die Zeit spart und Fehler reduziert.
Eine weitere Kernkomponente ist die klare Roadmap mit Prioritäten. Wir zeigen Pascal, was in den ersten 90 Tagen wichtig ist und welches Muster folgt, damit Ergebnisse schneller sichtbar werden.
Der zweite Schritt war die Zusammenarbeit mit unserem Vertriebsleiter. Wir arbeiten mit zwei Programmen, die persönliche Betreuung beinhalten. Das sorgt dafür, dass der Lernprozess schnell greift und die Umsetzung zuverlässig funktioniert.
Nach der Implementierung folgen konkrete Ergebnisse. Pascal hat die Umsetzung direkt in die Praxis getragen, wodurch sich die Umsatzentwicklung deutlich beschleunigt hat. Menschen investieren eher, wenn sie sehen, dass eine klare Roadmap funktioniert und man ihnen hilft, konkrete Probleme zu lösen.
Ein wichtiger Baustein ist die Nachbetreuung: Das After-Sales-Management, das wir per CRM unterstützen (Close.com). Wir empfehlen auch eine regelmäßige Kontaktstrategie, um Bestandskunden weiter zu betreuen und Folgeaufträge zu sichern.
Ein weiterer wichtiger Baustein ist das Inbound Selling System. Hier nutzen wir KI-gestützte Outreach-Prozesse, Videoanalyse und signalbasierte Outreach, um den richtigen Moment für Kontaktaufnahmen zu treffen. Die KPI liegt oft bei einer ersten Terminquote um ca. 1% in der initialen Phase, was eine solide Grundlage für eine nachhaltige Pipeline bildet.
Zusammen mit der Nutzung von Mini-Freelancern können Agenturen Kapazitäten erweitern, ohne die Profitabilität zu gefährden. Kleine, gut strukturierte Aufgabenpakete ermöglichen es, schneller auf neue Aufträge zu reagieren und Kosten flexibel zu halten.
Wenn du mehr über diese Ansätze erfahren willst, biete ich dir einen kostenfreien Coaching-Call an, in dem wir deine Situation analysieren und eine individuelle Roadmap erstellen. Der Call ist offen für Agenturinhaber und Marketing-Freelancer, die wiederkehrende Umsätze aufbauen möchten.
