Die besten AI- und Non-AI-Tools für Agenturen 2025

Alle Tools, die du in 2025 für eine erfolgreiche Agentur brauchst. Tools sind grundsätzlich ein unglaublicher Hebel oder auch eine unglaublich große Bremse, wenn du die falschen Tools wählst. Und wir haben mittlerweile über 700 Agenturen geholfen zu skalieren, zu wachsen oder auch Gründern geholfen überhaupt mal erfolgreich selbständig zu werden. Das heißt, ich kann dir sehr sehr gut sagen, welche Tools du wirklich braucht, welche AI Tools du brauchst, welche Non AI Tools du brauchst, um deinen Agenturalltag leichter zu gestalten, mehr Kunden zu gewinnen und auch mehr Gewinn am Ende des Tages zu machen. Starten wir mit dem Grundsetup, was du für deine Agentur nutzen solltest und ich mal das Agentur OS, das Agenturbetriebssystem, was du für ein Anfang brauchst. Das sind eigentlich erstmal so zwei relevante Sachen. Das eine ist Google Workspace. So, es gibt da quasi Microsoft Welt, es gibt die Google Welt. Macht dir von vorne rein bitte einen Google Workspace Account. Kostet ke 10, 20 € im Monat. Es ist von vorne rein professionell, wenn du eine eigene Domain hast, überall ein eigenes Logo eingebunden hast und so weiter und du kannst alles mit Google machen. Du brauchst kein Zoom, du brauchst kein anderes E-Mailprogramm. Gmail grundsätzlich einer der besten E-Mailprogramme, wenn man sie vernünftig nutzt. Mach einfach alles von vorne rein in Google, in Google Docs, in Google Presentations und so weiter mit Gemini und so weiter. Super, super powerful, daavon vorne rein drauf zu setzen. Punkt Nummer 2, du brauchst ein vernünftiges Buchhaltungstool. Meine Topl ist Easy Bill oder Lexoffice, je nachdem was quasi bei dir funktioniert ist in einem Land. Also Österreich z.B. ähm hat keine Möglichkeit auf Lexoffice und Easybild und Lexoffice ermöglichen es dir beide sehr sehr gut Rechnung zu schreiben, das Mahnwesen zu automatisieren, dass es einfach professionell und geil rüberkt und das brauchst du einfach ja fundamental. Du kannst z.B. in Google, du brauchst nämlich auch, wenn du Google benutzt, kein Slack, du kannst quasi also Slack ersetzen, wenn du später ein Team hast und so weiter. Die beiden Tools, also quasi Easybil und Google bzw. Also Lexoffice und Google arbeiten auch sehr sehr gut zusammen. Dann gibt es zwei wichtige Tools, um quasi Kunden zu managen bzw. Kunden abzuschließen. Beide erfordern aber quasi verschiedene Umsatzgrößen, die du brauchst. Du solltest, wenn du 10.000 € Umsatz im Monat machst, ein Projektmanagement Tool einführen. Manchmal brauchen wir schon schon vorher, nicht so oft, aber kann man meistens mit einfachen To-Do Liste arbeiten. Später sollte man aber auf jeden Fall ein Projektmanagement Tool haben, ungefähr bei 10.000 € im Monat. Und das ist Clickup. Clickup ist das beste Po Tool, was auf dem Markt gibt. Wir haben quasi für alles Vorlagen. Wir haben quasi komplette Clickup schon aufgebaut für dich. Das heißt, du musst nicht selbst machen, du kannst ja unsere Vorlage benutzen. Ähm, falls du da mehr zu wissen willst, dann buch dir gerne unterhalb unseres Videos hier mal ein Gespräch, dann können wir das genau zeigen. Und das zweite Tool, was du brauchst, wenn du dann noch mehr Umsatz machst, ist ein Sales CRM und da solltest du close.com benutzen. Viele kennen Hubspot, viele kennen Pipedrive, beides sind super unübersichtliche, teure schlechte Sales Tools. Da kann man irgendwie alles machen, gleichzeitig auch nichts. Und close.com ist grundsätig das beste, ja, das ist das beste CM, was es auf dem Markt gibt oder für Agenturen, um die wirklich Umsatz machen wollen und Clickup ist grundsätzlich das beste Projektmanagement Tool aus verschiedensten Gründen, weil du quasi nur verschiedene Hierarchien hast und so weiter. Du wirst quasi später, wenn deine Agentur wächst, merken, wie geil das ist. Am Anfang ist es quasi noch ein bisschen too much. Deswegen sage ich, ne, ne, 10.000 Umsatz im Monat reicht's quasi mal aus. sollst du mindestens machen. Es kann am Anfang kompliziert wirken und so weiter ist es nämlich tatsächlich auch ein bisschen, aber es wird, wenn deine Agentur größer wird, deutlich leichter dabei den Überblick zu behalten und eine Agentur zu steuern, weil es einfach sag ich mal sehr sehr viele sinnvolle Funktionen gibt. Wir haben Clickup implementiert bei einer der größten Amazon Agenturen Deutschlands oder auch bei einer der größten Webdesign Agenturen quasi optimiert und haben wir immer wieder gemerkt, wenn man von vorne an mit der Clickup arbeitet, ist es leichter später hinten rauszu-skalieren. Dann möchte ich dir quasi noch ein Tool empfehlen, mit dem du deine Akquise vereinfachen kannst. Und was du dazu brauchst ist grundsätzlich je nach Zielgruppe clay.com. clay.com. Damit kannst du Daten finden, damit kannst du Entscheider finden, E-Mailadressen finden, Leute personalisierte Nachrichten bauen und so weiter. Und das ist mega mega relevant. Dann quasi je nachdem über welche Plattform du dann Akquise machen willst, kann ich dir ja, gibt's verschiedene Outreach Tools, so die ich dir empfehlen kann. Das ist quasi aber so ein bisschen kommt drauf an, was wo deine Zielgruppe ist. Bei Clay ist auf jeden Fall ein super krasser Gamechanger, wenn du mehr Kunden gewinnen möchtest und quasi personalisierter Nachrichten schreiben möchtest. Danach ist Nie wieder ignorierte Cold-DMs – Proven Methode. Dann quasi deine persönliche Arbeitsatmosphäre, dein persönliches Arbeitsumfeld zu optimieren, solltest du Raycast verwenden. Raycast ist, sage ich mal, eine Spotlight Alternative. Also falls du jetzt Windows benutzt, weiß nicht, ob es da Raycast gibt, aber du Mac benutzt, da kannst du statt der Spotlight Suche Raycast verwenden. Das hat eine sehr sehr geile AI Integration. Das heißt, du kannst, sage ich mal, mit Chat GPT super schnell arbeiten, du kannst dein Google Drive Ordner super geil durchsuchen, du kannst ähm Fokusmodus einschalten, wo du, sage ich mal, nicht eine gewisse Zeit lang fokussieren kannst, quasi und die Webseiten gesperrt werden. Also, du hast einer der besten Notes, um quasi irgendwas aufzuschreiben und so. Also Raycast wirklich ein Top Tool für mehr Produktivität. Kann ich absolut absolut empfehlen. Das macht deine dein Arbeitsumfeld, sage ich mal, super schnell. Dann zwei weitere Tools quasi, die für deinen weiteren Arbeitsalltag einfach smart sind. Einmal Crisp.ai. Crisp.ai kann man in Meetings verwenden, aber Crisp.ai ist nicht selbst im Meeting. Also vielleicht knst du Fireflies, der z.B. deine Meetings mitschreibt, aber es ist immer quasi ein Teilnehmer in deinen Meetings und das ist manchmal blöd für Leute, die das nicht wollen. Und Quis kannst du quasi zwischen dein MacBook Mikrofon oder dein Mikrofon und deinem deinem Audio Ausgang oder Eingang bei dem Online Meeting dazwischen schalten. Das heißt, niemand bekommt quasi mit, dass Crisp in dem Meeting drin ist und trotzdem quasi hast du immer ein sauberes Transkript. Natürlich musst du trotzdem nach Einwilligung fragen und so weiter, aber es quasi einfach ein cooler Weg das zu machen. Du hast ein sauberes Transkript, du hast eine saubere Audio. Das heißt, wenn du später deine eigenen Verkaufsgespräche auswerten willst, wenn du quasi aus Meetings, die du machst, irgendwie dann z.B. weitere Automations bauen willst, dass du ein Angebot verschickst auf Basis des, was im Meeting besprochen wurde oder dass du irgendwie Kunden bei Kunden Meetings das quasi mitlaufen lässt, um dann irgendwas draus zu machen. Also generell Transkripte von Meetings zu haben ist eh super relevant. Und mit Crisp kannst du das sehr, sehr gut machen. Weiteres Tool, was extrem hilfreich ist, was ich täglich nutze, um meine Arbeit zu vereinfachen, ist Samsana. Samsana lässt sich super mit ClickUp integrieren oder mit Asana mit anderen Tools und das ermöglicht dir wirklich fokussiert Deepwork zu machen, weil du quasi die Todo s, die du hast immer da reinziehen kannst, auf den heutigen Tag priorisieren kannst. Du kannst sehr, sehr gut deinen Tag planen, deine Woche planen. Ist einfach das beste Tool, um produktiv an Sachen zu arbeiten, sich nicht ablenken zu lassen und Samsana ich mal ermutigt einen wenige Dinge zu tun und diese Dinge dafür richtig tun und es wird dich, sag ich mal produktiver machen. Du hast eine sehr gute Kalenderintegration und so weiter. Das heißt, ne, z.B. auch in der Google Welt, was ich davor gar nicht erwähnt hatte, wenn du Google Workspace benutzt, brauchst du auch kein Calentli so wirklich, weil du hast das alles in Google mit drin. Dann quasi das Wichtigste, was du dann mit diesem Setup machen kannst, ist das ist kein wirkliches Tool, sondern dann quasi eher so ein Prozessschritt, dass du AI Agents in deiner Agentur implementieren kannst. Das heißt, wenn du diese Tools, die ich gerade gesagt habe, verwendest, so wenn du Transkripte hast und so weiter, wenn du quasi ein sauberes Setup mit Google Meet und so weiter hast, dann kannst du sehr, sehr gut AI Agents bauen. Das kannst du mit Make machen, mit VoiceFlow machen und so weiter. Wenn du wissen willst, wie man AI Agents konkret baut, dann lass mir gerne mal ein Kommentar hier unter dem Video da, dass wir quasi mehr Content genau dazu machen können. Aber es gibt ganz viele Automatisierungstools wie Make, Zapier etc. Muss jetzt gar nicht quasi in das Thema auch noch reingehen. Deswegen war das Overview topic ist einfach AI Agents, falls du jetzt nicht weißt, was genau sind. So, das ist auf jeden Fall elementar wichtig, dass du quasi in 2025 für deine Agentur, in deiner Agentur mit AI Agents arbeitest. Die werden quasi oder können jetzt schon deine Prozesse automatisieren, optimieren. Sie können Beiträge für deine Kunden schreiben oder Skripte, falls du irgendwas mit Videos machst. Sie können Ads analysieren, optimieren, sie können Landing Pages bauen quasi, sie können Facebook Ads schreiben und veröffentlichen. Also AI Agen sind unglaublich powerful und ähm ja, die solltest du in der Agentur haben. Da braucht man quasi verschiedenste Tools, je nachdem was man macht, ob es eher eine Automatisierung oder eher ein autonomer Agent ist. Das heißt, ne, wenn du jetzt quasi da noch nicht auf dem Umwatzlevel bist, dass du da an Mitarbeiter denkst, dann ist noch nicht für dich relevant. Aber sobald du überlegst, Mitarbeiter einzustellen, solltest du eigentlich lieber überlegen, könnte ich nicht ein AI Agent quasi bauen dafür bzw. gibt es nicht schon ein AI Agent? Genau für mein Newcase, denn sehr wahrscheinlich ist die Antwort: Ja, wir haben unglaublich viele AI Agents quasi schon gebaut für unsere Kunden oder mit unseren Kunden gemeinsam. Leute, die ein Copywriter nicht mehr einstellen mussten, Leute, die quasi jemanden, der Leadrecherche macht, nicht mehr einstellen mussten oder was auch immer. Es gibt so viele Us Casases, wo du tatsächliche reale Mitarbeiter schon einspannen kannst heutzutage und das ist ja die schlechteste Version von AI Agent, die wir sehen werden. Deswegen das sollst du auf jeden Fall nicht verpassen. Wenn du das wissen möchtest, wie das genau funktioniert, dann lass mir gerne mal ein Kommentar, was du genau wissen möchtest, welche AI Agents du genau sehen möchtest, dass wir dir genau zeigen können, wie du diese aufbaust. Und mit dieser Toolliste bist du mit deiner Agentur auf jeden Fall optimal aufgestellt. Das heißt, bei Fragen schreib es einfach in die Kommentare und auch welche AI Agents deine Favoriten wären. Dann sehen wir uns im nächsten Video. Alex.