Optimierte Prozesse helfen dabei, dein Unternehmen effizient zu skalieren! Erfahre, wie du Prozesse automatisieren kannst – #1 Wachstums-Booster! ✔

Prozessautomatisierung: Warum du deine Prozesse automatisieren solltest!

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Nicht jeder, der sein Geld mit einem digitalen Geschäftsmodell verdient, schafft den Weg vom Freelancer zum Unternehmer. Wenn du wachsen möchtest, kannst du es dir aber nicht mehr leisten, ständig den Feuerlöscher zu spielen und jeden Auftrag über deinen Schreibtisch laufen zu lassen. Um deinem Business einen Boost zu geben, musst du dein Prozessmanagement optimieren und dir idealerweise Gedanken hinsichtlich der Prozessautomatisierung machen.

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Dein Ziel muss es sein, klare Geschäftsabläufe zu haben, die sich standardisieren lassen und somit bereits in Bezug auf den Zeitaufwand optimiert sind. Gelingt es dir nun auch noch, ganze Aufgaben oder zumindest Teile davon zu automatisieren und aus deinem Verantwortungsbereich zu schieben, wird dein Business eine gewaltige Effizienzsteigerung erfahren, weil du künftig in weniger Zeit mehr Output erzeugen kannst.

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Allerdings ist so eine Workflow Automatisierung nicht einfach mal so umgesetzt. Du musst primär wertschöpfende Prozesse verbessern und immer weiter optimieren, damit sich die Prozessautomatisierung richtig lohnt. Aber kennst du überhaupt die entscheidenden Prozesse deines Unternehmens? Wir klären erst einmal die Basics und geben dir dann eine erste Anleitung zur Prozessautomatisierung an die Hand.

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Ein klassisches Beispiel für einen automatisierten Prozess ist der "Onboarding Funnel."

Wie du diesen aufsetzen kannst und welche Vorteile dieser bringt, erfährst du in diesem Video: 

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Was ist ein Prozess und worin liegen die Vorteile der Prozessautomatisierung?

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Geschäftsabläufe, die sich in einem Unternehmen ständig wiederholen, werden als Prozesse bezeichnet. Es handelt gewissermaßen um Routinen, die immer wieder abgespult werden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt – z.B. wenn ein neuer Kunde in einer Agentur aufgenommen wird.

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Die Prozessdarstellung in Form der Prozessvisualisierung kann dabei helfen, sich einen Überblick hinsichtlich seiner Arbeitsabläufe, Routinen und Prozesse im Unternehmen zu verschaffen. Das Verschriftlichen hilft auch dabei, neue Mitarbeiter in betriebliche Prozesse einzuführen und zu zeigen "wie das hier so läuft".

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Zu Beginn hat das zwar noch wenig mit Prozessautomatisierung zu tun. Doch je früher du damit beginnst, Herr (oder Frau) über deine Prozesse zu werden, desto eher wirst du auch Automatisierungspotentiale entdecken – und seien es nur kleine Stellschrauben, wie z.B. das automatische Befüllen einer Excel-Tabelle mit Kundendaten.

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In manchen Unternehmen sind die Prozesse sehr strukturiert und in anderen geht es eher chaotisch zu. Gerade viele kleine Agenturen, die eher als One-Man-Show unterwegs sind, haben oft wenig Struktur, was das Wachstumspotenzial hemmt, weil zu viele Reibungsverluste im operativen Tagesgeschäft auftreten. Dies kann auch an einer Positionierung liegen, die nicht spitz genug ist und somit zu viele unterschiedliche Arten von Kunden anlockt, die sich nicht in einen schlanken Prozess integrieren lassen.

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Viele kleine Unternehmer und Unternehmerinnen haben Angst davor, bezahlte Arbeit abzulehnen und verdrehen lieber ihre eigenen Prozesse anstatt einen Kunden fortzuschicken. Das gigantische Potenzial einer Prozessoptimierung wird damit aber verschenkt, was zu den fatalsten Geschäftsentscheidungen zählen kann, die du je treffen wirst. Schließlich ist deine Leistungsfähigkeit begrenzt und wenn du es nicht schaffst, deine Prozesse zu strukturieren, wirst du nie Geschäftsprozesse automatisieren und deine eigene Arbeitskraft mit dem Vielfachen hebeln können.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung auf einen Blick:

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• mehr Output bei gleicher Arbeitskraft (= Kostenersparnis)
• mehr Kunden bedienen und somit höhere Marktanteile sichern
• mehr Zeit für die Arbeit am Unternehmen
• keine Verschwendung der Arbeitszeit mit manuellen Aufgaben, die automatisiert werden können
• transparentere Arbeitsweise, die z.B. auch das Onboarding neuer Mitarbeiter erleichtert

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Um jetzt herauszufinden, welche Prozesse du optimieren solltest bzw. mit was du anfangen kannst, ist es zu empfehlen erstmal den "aktuellen Flaschenhals" bei deinen Prozessen herauszufinden.

Was ich damit meine erfährst du in diesem Video: 

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Welche Methoden helfen bei der Prozessoptimierung?

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Die Zauberformel der Prozessoptimierung sieht so aus:

• Prozesse visualisieren
• Prozesse digitalisieren
• Prozesse delegieren
• Prozesse automatisieren

Prozesse visualisieren: Erst mal musst du dir im Klaren darüber werden, welche Aufgaben in deinem Unternehmen anfallen und welche davon den höchsten Beitrag zur Performance des Unternehmens leisten. Das machst du am besten visuell, weil du dann schnell mögliche Optimierungspotentiale identifizieren kannst. Zudem könnt ihr auch in der Gruppe gemeinsam an einer Prozessübersicht arbeiten.

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Prozesse digitalisieren: Du führst noch analoge Kundenorder oder schickst deine Rechnungen per Post an deine Kunden? Du wirst kaum sinnvoll Prozessautomatisierung betreiben können, wenn du deine Prozesse nicht digitalisierst. Es gibt z.B. Software, die automatisch prüft, ob eine Rechnung eingegangen ist und Mahnungen selbstständig verschickt. Wenn aber nicht alle deine Kunden digital abgerechnet werden, kann so ein System nicht funktionieren.

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Prozesse delegieren: Ein erster Teilschritt auf dem Weg zur Prozessautomatisierung ist die Delegation von Aufgaben. Trenne dich z.B. davon, gewisse Aufgaben im Unternehmen immer über deinen Schreibtisch laufen zu lassen. Stattdessen teilst du die Aufgabe einem Projektmanager zu, der dafür künftig verantwortlich ist. Du behältst den gesamten Prozess aus der Vogelperspektive im Blick, aber die Arbeit an den einzelnen Etappenpunkten wird von anderen übernommen.

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Prozesse automatisieren: Das Delegieren von Arbeit kostet Geld. Deshalb ist das Endziel, einfache und repetitive Tasks einer Prozessautomatisierung zu unterziehen und somit manuellen Aufwand einzusparen. Das beginnt mit Kleinigkeiten, z.B. mit Mails, die automatisch in einen bestimmten Ordner verschoben werden, wenn sie von einem Bestandskunden kommen. Jede ersparte Minute ist Geld wert und sollte von dir genutzt werden. Je mehr Personen einmal in deinem Unternehmen arbeiten, desto stärker potenziert sich dieser Effekt.

Folgende Lösungen zur Workflow Automatisierung gibt es bereits unter anderem:

• Prozessautomatisierung mit VBA (Visual Basic for Application), besonders bekannt in Form von Makros für Office-Anwendungen
• Prozessautomatisierung mit Microsoft Flow & Power Automate
• Automatisierung mit RPA (Robotic Process Automation)

Welche Form der Prozessautomatisierung dir sofort weiterhilft und direkt Kosten spart, ist leider nicht so leicht festzustellen. Zudem musst du auch das nötige Know-how besitzen, um die Prozessautomatisierung zu implementieren.

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In diesem Video gebe ich einen Überblick über die tatsächlichen Prozesse & Automatisierungen, die so gut wie jede Agentur haben sollte: 

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Das Endresultat der Prozessoptimierung sind vor allem: 

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• Weniger Stress im Tagesgeschäft
• Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen
• Leichtere Skalierung der Agentur

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Allerdings gehören zu guten Prozessen auch eine gute Positionierung. Denn eine gute Positionierung bildet die Basis, auf der man die Prozesse überhaupt erst bauen kann.

Wenn du ständig für andere Kunden andere Projekte umsetzt, dann ist immer alles so unterschiedlich, dass es unmöglich ist Standardisierungen zu schaffen.

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Das Zusammenspiel einer guten Positionierung und sinnvollen Prozessen im Agenturgeschäft habe ich in diesem Video hier für dich ausführlich erklärt: 

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Das ergibt nur dann Sinn, wenn deine Geschäftsabläufe allgemein clever durchdacht sind und der große übergeordnete Prozess (z.B. die Neukundengewinnung, die Rechnungsstellung etc.) optimiert gestaltet wurde. Wenn du den Eindruck hast, dass du hier noch ein bisschen Unterstützung benötigst, kannst du gerne das Agentur Consulting von Heeg Consulting in Anspruch nehmen. Wir zeigen dir, welche Schlüsselprozesse in deinem Unternehmen reif für eine Prozessautomatisierung sind und auf welche Weise du dies umsetzen kannst. So bekommst du Rückenwind für dein weiteres Wachstum und kannst dich von lästiger, manueller Arbeit befreien.