Angebote kalkulieren: Diese Grundlagen solltest du kennen!

Du hast eine attraktive Leistung mit einer spitzen Positionierung am Markt platziert und deine Zielgruppe hat davon erfahren? Dann wird es nicht mehr lange dauern, bis die ersten konkreten Anfragen bei dir eintrudeln. Gerade als Dienstleister hast du aber die Challenge zu meistern, dass deine Angebote nicht immer standardisiert rausgeschickt werden können. Deine Kunden haben Sonderwünsche oder du musst andere individuelle Gegebenheiten einkalkulieren.

Selbst wenn du deine Angebote irgendwann relativ gut standardisieren kannst, musst du dir trotzdem einmal Gedanken dazu gemacht haben, wie du deine Angebotspreise kalkulierst. Vergisst du wichtige Kosten, die vielleicht auf den ersten Blick nicht so sichtbar sind, kann das deinen Unternehmerlohn deutlich schmälern. Und das passt passiert unerfahrenen Geschäftsleuten Tag für Tag!

Wir möchten dir in diesem Beitrag zeigen, wie du Angebote kalkulieren kannst, die zu deinen Zielen passen und gleichzeitig den Kunden überzeugen werden. Viele Selbstständige kalkulieren zu eng oder machen sich zu wenig Gedanken, sodass am Ende Angebotspreise kommuniziert werden, die für keinen zufriedenstellenden Verdienst sorgen. Diese Fehler sollten dir nicht unterlaufen!

Wenn du nach dem Lesen dieses Artikels merkst, dass du deine Preise zu gering angesetzt hast, dann schau dir auf jeden Fall dieses YouTube Video von uns an: 

Kalkulationsschema entwickeln: So kommst du auf den richtigen Preis

Bei der Angebotskalkulation musst du drei Dinge unter einen Hut bringen:

  • dein angestrebter Verdienst nach Abzug aller Kosten
  • der erwartete Aufwand & Mehrwert für den Kunden
  • die Zahlungsbereitschaft des Kunden

Angenommen du erstellst Websites für Tierärzte. Wie viel soll dein Service kosten? 500€, 1.000€, 5.000€? Wenn du einen kalkulatorischen Stundenlohn von rund 100€ anstrebst, hast du für die Leistung bei 500€ etwa 5 Stunden, bei 1.000€ etwa 10 Stunden und bei 5.000€ etwa 50 Stunden zur Verfügung.

Darüber hinaus musst du natürlich im Blick haben, wie viel dein Kunde bereit ist für deine Leistung zu bezahlen. Hier musst du aufpassen, dass du dich nicht unter Wert verkaufst. Manche Kunden neigen dazu, nachträglich bestimmte Leistungsbestandteile einzufordern, die eigentlich nicht Teil deiner Kalkulation waren.

Je spitzer deine Positionierung ist, desto mehr Erfahrung entwickelst du, weil deine Kunden größtenteils relativ ähnlich ticken. Dies wird es dir mittelfristig erleichtern, deine Angebote zu kalkulieren. Zu Beginn wirst du jedoch vielleicht mal eine schlechte Erfahrung machen und einen Angebotspreis berechnen, der nicht mit dem Aufwand in Verbindung steht. Je genauer du dich an unsere Tipps hältst, desto weniger Lehrgeld wirst du zahlen müssen.

Deswegen empfehle ich auch grundätzlich, dass du dein Angebot sehr einfach hältst. In diesem Video hier zeige ich dir, wie du dein Angebot so aufbauen kannst, dass du 20k oder mehr für eine einfache "Template Webseite" verlangen kann: 

Dienstleistung vs. Produkte: Wo ist der Unterschied bei der Preiskalkulation?

Verkaufst du einen Service oder ein physisches Produkt? Arbeitest du allein oder spannst du andere Arbeitskräfte mit ein, um die Leistung zu erbringen? Das sind die entscheidenden Fragen, die du dir bei der Angebotskalkulation stellen solltest. Es gibt einige Kostenpunkte, die bei physischen Produkten anfallen, bei Dienstleistungen aber nicht (z.B. Versandkosten). Ganz grundsätzlich funktioniert die Preiskalkulation aber ähnlich.

In jedem Fall ist es wichtig, alle Kosten einmal aufzulisten, die anfallen, um das Endergebnis für den Kunden (sei es nun eine Leistung oder ein physisches Produkt) zu erzeugen. Dann hast du einen ersten Eindruck, wie viel du verlangen musst, um zumindest kostendeckend zu arbeiten.

Für eine Dienstleistung (z.B. Websiteerstellung für einen Tierarzt) könnten folgende Kosten anfallen:

  • Domainregistrierung
  • Jahresgebühr für Hosting
  • kostenpflichtige Plugins, Themes & Co
  • kostenpflichtige Bilder
  • Beauftragung eines externen Grafikdesigners
  • Erstellung von Rechtstexten durch einen Anwalt
  • dein eigener Verdienst

Für ein physisches Produkt (z.B. Werbemittel für einen Tierarzt) könnten folgende Kosten anfallen:

  • kostenpflichtige Bilder
  • Beauftragung eines externen Grafikdesigners
  • Materialkosten (Papier und Druck)
  • Transportkosten (Versand)
  • dein eigener Verdienst

Du hast jetzt die Wahl, ob du diese einzelnen Punkte alle transparent bei deiner Angebotserstellung mit auflistest oder einen Festpreis daraus machst. Wir würden dir empfehlen, nicht jeden Punkt im Detail mit einem Preis zu versehen, weil manche Kunden dann vielleicht auf die Idee kommen, ob es nicht an der einen oder anderen Stelle noch günstiger geht. Du selbst solltest aber natürlich ganz genau wissen, welche Kosten dir entstehen, damit du Angebote kalkulieren kannst, die dir einen attraktiven Verdienst bescheren.

Der interessanteste Punkt in der Rechnung ist natürlich dein eigener Verdienst. Die anderen Kosten reichst du schließlich mehr oder weniger 1:1 an den Kunden weiter, aber der Verdienst wandert am Ende in deine Tasche. Hier solltest du dich wieder fragen, wie viel Zeitaufwand insgesamt in dem Projekt steckt. Dann multiplizierst du diesen Zeitaufwand mit deinem kalkulatorischen Stundenlohn und schon kommst du auf den Betrag den du zusätzlich zu den festen Kosten einpreisen solltest.

Die Zuschlagskalkulation wird oft vergessen: So legst du die Gemeinkosten um

Bei der Entwicklung eines Kalkulationsschemas gibt es Kosten, die oft vergessen werden. Wir haben dir schon gezeigt, wie du grundsätzlich die Kosten für Dienstleistungen und Produkte kalkulierst und dann deinen Verdienst aufschlägst. Allerdings fehlen noch ein paar Kosten in der Gesamtübersicht, die du in einer gewissen Form berücksichtigen musst – die Gemeinkosten.

Typische Beispiele für Gemeinkosten sind zum Beispiel:

  • Miete fürs Büro, Kosten für die Telekommunikation, Internet, Papier etc.
  • Marketing- und Vertriebskosten
  • Kosten für Versicherungen, Mitgliedsbeiträge etc.

Diese Gemeinkosten schmälern deinen Gewinn als Unternehmer und müssen daher bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden. Viele dieser Kosten können als Fixkosten angesehen werden, weil sie unabhängig davon anfallen, ob du gerade Projekte hast oder nicht.

Beispiel: Dein Büro kostet dich monatlich inkl. Internet, Papier & Co rund 1.000€. Hast du 4 laufende Projekte pro Monat, kannst du anteilig 250€ jedem Projekt zurechnen. Du könntest jedem Projekt also fiktive Kosten von 250€ hinzurechnen, wenn du deine Angebote kalkulieren möchtest.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Gemeinkosten auf die bezahlten Projekte umzuverteilen. Eine anteilige Zuordnung im gleichen Verhältnis ist dabei jedoch oftmals nicht sinnvoll. Stell dir mal vor, du hast einen kleinen Kunden, der nur etwa 1 bis 2 Stunden im Monat von deiner Zeit beansprucht. Dann wäre es unfair, wenn dieser Kunde genauso viele Gemeinkosten mitbezahlen müsste, wie ein großer Kunde, den du mehrere Stunden am Tag betreust.

Idealerweise rechnest du einmal alle Kosten zusammen, die monatlich bei dir anfallen und schaust dann, wie viele Stunden du monatlich in der Regel bezahlt in Projekten arbeitest. Kommt ein neuer Auftrag rein, kannst du relativ gut abschätzen, wie viele Gemeinkosten du neben deinem angestrebten Verdienst in deiner Rechnung noch berücksichtigen musst, damit das Angebot gut kalkuliert ist.

Je besser deine Auftragslage ist, desto eher kannst du eine Kalkulation erstellen, die deinen Kunden gegenüber fair ist und gleichzeitig deine Kosten deckt. Übernimm dich daher besonders zu Anfang nicht mit hohen Fixkosten, denn wenn du wenig Aufträge hast, müssen deine Kunden diese mitbezahlen, ohne dafür mehr Leistung zu erhalten. Oder du verzichtest auf große Teile deines Unternehmerlohnes und arbeitest gewissermaßen nur noch dafür, um deine monatliche Kosten zu decken.

Angebote richtig schreiben: Bereite dich gründlich auf verschiedene Szenarien vor

Viele Kunden werden nicht nur dich exklusiv kontaktieren, sondern verschiedene Angebote miteinander vergleichen. Das Angebote kalkulieren solltest du daher idealerweise standardisieren und vereinfachen, damit du einem potentiellen Kunden, der sein Interesse signalisiert hat, schnell einen Angebotspreis kalkulieren kannst – selbst wenn noch Sonderwünsche gefordert sind.

Manche Unternehmer werden ihre Angebote erst kalkulieren, wenn der Kunde sich gemeldet hat. Wir empfehlen dir, dich schon vorher auf verschiedene Szenarien vorzubereiten. Mit einer spitzen Positionierung ist die Berechnung des Verkaufspreises und somit auch die Angebotskalkulation deutlich einfacher als für Agenturen mit Bauchladen-Mentalität, die praktisch alles anbieten.

Lege dir eine oder mehrere Vorlagen an, die du nur noch mit den notwendigen Angaben füllen musst. Aus deinem Angebot sollte klar hervorgehen, welche Leistungen Bestandteil des Angebotes sind. Wie bereits erwähnt musst du nicht an jedes Detail ein Preisschild hängen. Du solltest aber deutlich machen, dass nur das, was auf dem Angebot steht auch Teil der Vereinbarung ist. Auf diese Weise schützt du dich vor Horrorkunden, die einen Fixpreis zahlen und später noch viele weitere Services verlangen, die eigentlich gar nicht Bestandteil des Angebotes waren, von dir aber noch zähneknirschend mit erledigt werden.

Ein Passus, der besagt, dass weitergehende Services gerne nach Absprache hinzugebucht werden können, ist dafür ideal geeignet. Hier kannst du bereits ein paar Beispiel aufführen, die noch nicht vom Angebotspreis abgedeckt sind, aber vielleicht schon in der Vergangenheit von deinen Kunden nachgefragt wurden. So sieht der Kunde klar, was in der Angebotskalkulation enthalten ist und was zusätzliches Geld kosten wird.

Zudem solltest du auf deinem Angebot keine Versprechen machen, die du nicht halten kannst. Manche Kunden wünschen sich z.B. ein festes Fertigstellungsdatum, wenn sie eine Website in Auftrag geben. Das hängt aber natürlich nicht nur von dir ab, sondern auch vom Feedback des Kunden und anderen Faktoren, die nicht zu 100% in deiner Kontrolle liegen. Solche finalen Deadlines zu unterschreiben kann dich ganz schön unter Druck setzen. Wir würden es dir nicht empfehlen.

Die durchschnittlichen Kosten für die Angebotserstellung im Blick behalten

Wir haben bereits über Gemeinkosten gesprochen und dabei auch kurz Marketing- und Vertriebskosten genannt. Ein Teil davon sind auch die Kosten für die Angebotserstellung, auf die wir dich jetzt noch einmal aufmerksam machen möchten. Denn viele Unternehmer haben nicht nur Probleme mit der Frage "Was bedeutet Kalkulation?", sondern tun sich auch schwer damit, die Kosten der Angebotskalkulation adäquat zu berücksichtigen.

Du wirst mehr Angebote kalkulieren als Kunden gewinnen, das ist ein Naturgesetz, denn nicht jeder Kunde wird dein Angebot annehmen. Trotzdem kostet es Zeit, in der du andere Dinge hättest tun können. Vielleicht hast du auch einen Angestellten oder eine ganze Abteilung, die sich um die Angebotskalkulation kümmert. Dann sind die entstehenden Kosten nicht nur kalkulatorisch, sondern stellen reale Ausgaben dar.

Du solltest prüfen, wie viel Zeit und Kosten in deinem Unternehmen für folgende Tätigkeiten monatlich anfallen:

  • Erster Kontakt mit dem Kunden (z.B. Beratungsgespräch) zur Ermittlung der Bestandteile des Angebotes
  • Erstellung des Angebots auf Basis der Wünsche des Kunden
  • Administrativer Aufwand, der darüber hinaus anfällt, wenn du Angebote kalkulieren möchtest (z.B. Ablage der Angebote im System)

Die Kosten für Angebotserstellung, Erstgespräch & Co solltest du so gering wie möglich halten, indem du diese Prozesse standardisierst (z.B. mit Vorlagen) und verhinderst, dass sie zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Je besser du organisiert bist, desto fairere Angebote kannst du kalkulieren, weil du weniger Kosten für die Angebotserstellung berücksichtigen musst. Und das zahlt sich natürlich auch aus, wenn es um deinen eigenen Verdienst geht.

Fazit zum Kalkulieren von Angeboten

Abschließend lässt sich festhalten, dass das Angebote kalkulieren zum Tagesgeschäft für jeden Unternehmer gehört. Eine spitz positionierte Dienstleistung hilft dir dabei, nicht ständig alles überdenken zu müssen und neue Angebotspreise zu entwickeln, die für alle Seiten unbefriedigend sind. Bist du auf bestimmte Services spezialisiert, kannst du Vorlagen entwickelt, die nur noch minimal an die Kundenwünsche angepasst werden müssen. Das reduziert die Kosten, die beim Angebote kalkulieren anfallen und demnach auch Bestandteil des Verkaufspreises sein müssen.

Du musst beim Angebote kalkulieren unbedingt darauf achten, dass du deine Leistung nicht unter Wert verkaufst und dich davor schützen, dass Kunden im Nachhinein noch mehr von dir verlangen als ursprünglich vereinbart war. Auch von Versprechungen, die du nicht einhalten kannst bzw. die nicht zu 100% deiner Kontrolle unterliegen, solltest du dich fernhalten.

Um Angebotspreise zu kalkulieren, die für dich attraktiv sind, musst du auch deine Gemeinkosten im Blick behalten und eine sinnvolle Zuschlagskalkulation entwickeln. Sonst zahlst du deine Fixkosten immer aus deinem Unternehmerlohn und reduzierst damit deinen Verdienst erheblich.

Diese ganzen Kalkulationen spielen sich aber nur bei dir Hintergrund ab. Dein Kunde muss gar nicht wissen, welche Bestandteile zu welchen Kosten führen und demnach in die Kalkulation einfließen. Am Ende nennst du dem Kunden einfach einen Festpreis, den du ggf. noch in ein paar Komponenten (d.h. unterschiedliche Leistungen) aufgliedern kannst. Rein vermarktungstechnisch ist es sinnvoller, nicht alle Positionen einzelnen zu bepreisen, das sonst manche Kunden vielleicht noch auf die Idee kommen, nachträglich um jeden Cent zu feilschen.

berg

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