Agentursoftware – das solltest du beachten!

Als Betreiber einer Agentur musst du deine Zeit möglichst effizient nutzen, um den höchsten Deckungsbeitrag zu erzielen. Je umständlicher deine Prozesse sind, desto mehr operative Arbeit fällt an, die dir Zeit raubt und die du deinen Kunden nicht in Rechnung stellen kannst  Typische Beispiele hierfür sind unter anderem:

  • Akquise neuer Kunden
  • Kommunikation im Team & Projektmanagement
  • Buchhaltung und Rechnungsstellung
  • gestalterische Arbeiten (z.B. Werbematerial oder Website)

 

Viele Agenturinhaber halten daher nach einer Software für Agenturen Ausschau, mit der sich Aufgaben aus dem Tagesgeschäft einfacher erledigen oder sogar automatisieren lassen. Eines können wir euch aber schon vorab sagen: Es gibt nicht die eine Agentursoftware, die sich perfekt für deine Agentur eignet. Tatsächlich kann es sogar kontraproduktiv sein, eine umfangreiche Agentursoftware zu nutzen, wenn du deine Prozesse schlank und simpel halten möchtest.

Wir stellen dir im Folgenden viele nützliche Tools vor, die du für verschiedene Tasks in deinem Agenturalltag nutzen kannst. Es gibt hunderte Lösungen für jedes Problem, aber letztlich musst du den Weg finden, der sich am besten mit deinen Prozessen vereinbaren lässt.

Ob deine Wahl jetzt auf eine rundum einsetzbare Agentursoftware fällt oder ob du dich an vielen kleinen Tools bedienst, musst du selbst entscheiden. Aber in vielen Fällen fährst du mit einer individuellen Zusammenstellung besser. Wichtig dazu zu sagen: Du solltest eine gute Tagesstruktur in deiner Agentur haben und mit den Tools auch sinnvoll umgehen können. Daher hier ein Video zum perfekten Agentur-Alltag und welche Tools du für dich nutzen kannst

 

Warum All-in-One Tools oftmals keine gute Wahl sind!

Wir haben es bereits angedeutet, müssen jetzt aber nochmal deutlich werden: Wenn du auf eine All-in-One Lösung als Agentursoftware setzt, wirst du dich vermutlich im Nachhinein ärgern. Es gibt es eine ganze Reihe an Gegenargumenten, warum eine Agentursoftware, die auf allen Hochzeiten tanz, letztlich keine smarte Investition ist.

 

1. Grund: Du zahlst für Funktionen, die du nicht brauchst!

Auf dem Papier klingt alles ganz toll, aber in der Realität wirst du die meisten Funktionen niemals nutzen, die eine Agentursoftware dir bietet. Entweder, weil sie nicht in deinen Prozess passen oder weil sie schlichtweg für andere Arten von Agenturen konzipiert sind.

Bei Agentursoftware von der Stange handelt es sich ja nicht um exklusive Firmensoftware, die ganz genau auf dein Unternehmen zugeschnitten ist. Stattdessen soll die Software für Agenturen einen großen Anwenderkreis zufriedenstellen und ist somit oftmals umfangreicher als notwendig ausgestattet. Das gilt zumindest für die Breite der Funktionen, die von einer Agentursoftware abgedeckt werden.

Das bedeutet: Du zahlst im Endeffekt für Funktionen deiner Agentursoftware, die du eigentlich gar nicht brauchst. Vielleicht setzt du die Tools dennoch spärlich ein, weil du sie bezahlt hast und irgendwie zum Einsatz bringen möchtest. Aber mit einem effizient geplanten Prozess hat das wenig zu tun.

Tipp: Idealerweise überlegst du dir im Vorfeld, welche Funktionen du von einer Agentursoftware erwartest bzw. welche Aufgaben sich in deinem Alltag als zeitraubend erweisen. Erst wenn du das geklärt hast, schaust du dir die Features in einem Agentursoftware Vergleich an und lässt dich somit nicht von vermeintlich tollen Funktionen der Agentursoftware blenden, die du sowieso nie nutzen wirst.

 

2. Grund: Die Funktionen sind nicht so spezialisiert, wie du es dir vorstellst

Stell dir mal vor, eine Agentursoftware verspricht dir eine "automatische Zeiterfassung mit direkter Rechnungsstellung". Klingt super praktisch, funktioniert aber im Alltag vielleicht nicht, weil du gar nicht immer auf Stundenbasis abrechnest oder für manche Aufgaben die Zeit erfassen, aber deinen Kunden nicht in Rechnung stellen möchtest.

Wenn du auf eine All-in-one Software für Agenturen setzt, wirst du immer Abstriche hinsichtlich der Funktionstiefe machen müssen. Fängst du jetzt auch noch an, deine Prozesse zugunsten der Features der Agentursoftware umzubauen, kommst du in einen gefährlichen Strudel. Eine Unternehmenssoftware sollte dein Business immer nur unterstützen, aber keinesfalls diktieren, wie du z.B. dein Projektmanagement angehen solltest.

 

3. Grund: Du steckst zu viel Hoffnung in die Agentursoftware

Das leitet auch direkt zum letzten Kritikpunkt an einer Agentursoftware über: Du machst dir zu viele Hoffnungen, was deine neue Agentursoftware angeht! Es ist keine Frage, dass dir eine schlaue Software das Leben deutlich einfacher machen kann. Aber in den seltensten Fällen ist das Fehlen einer geeigneten Software der Grund dafür, warum es in Agenturen drunter und drüber geht.

Lass mich an einigen Beispielen kurz demonstrieren, was ich meine:

  • E-Mail Marketing Tools, wie bspw. ActiveCampaign, haben zwar mit E-Mail Marketing angefangen, verfügen mittlerweile aber über viele weitere Funktionen. Trotzdem wird von Experten und Nutzern nur die Kernfunktion, also das E-Mail Marketing empfohlen. Funktionen wie der “Builder all” konnten sich nie durchsetzen, obwohl sie, laut ActiveCampaign, angeblich ALLES können.
  • Ein weiteres Beispiel dafür ist Infusionsoft. Auch dieses Unternehmen behauptet, dass ihr Tool alles kann. In der Realität sind die Funktionen aber teils extrem kompliziert und arbeiten zudem sehr langsam, was sie für den Agenturalltag unbrauchbar macht.
  • Auch Kajabi hat angefangen mit einer Kurs-Plattform, versucht sich aber mittlerweile als umfangreiches All-in-one Tool. Jedoch sind die meisten Funktionen außer der Kursplattform eher enttäuschend und so wird auch hier nur die Kernfunktion genutzt im Alltag der meisten Agenturen.
  • Auf dem unliebsamen Platz Eins der schlechten, aber viel zu teuren All-in-one Tools steht HubSpot. Die meisten Funktionen sind unübersichtlich, kompliziert und nicht benutzerfreundlich. HubSpot in einem Satz zusammengefasst: viel zu teuer, viel zu schlecht

Deine Prozesse, deine Positionierung und deine Strategie gehören auf den Prüfstand, bevor du daran denkst, dir eine Agentursoftware anzueignen. Nur wenn dein Geschäftsmodell sauber durchgeplant und kalkuliert ist, weißt du genau, welche Agentursoftware dir weiterhelfen kann. Diesen wichtigen Schritt als Agenturinhaber kann dir aber keine Software für Unternehmen abnehmen.

Für weitere Informationen zur richtigen Positionierung und Planung deines Geschäftsmodells solltest du dir folgende zwei Videos ansehen:

Die größten Positionierungs- & Marketing-Irrtümer:

Die richtige Positionierung finden:

 

Was macht die perfekte Agentursoftware aus?

Die perfekte Software gibt es nur in der Theorie. Aber tun wir einfach mal so als würde es die ideale Lösung für dein Unternehmen geben. Dann würde die perfekte Agentursoftware folgende Eigenschaften aufweisen:

  • einfach bedienbar nach kurzer Einarbeitungszeit
  • Verfügbarkeit auf allen Endgeräten und potenziell für alle Teammitglieder
  • möglichst kostengünstig bzw. kosteneffizient (d.h. die Software verspricht einen großen ROI)
  • geringe Anfälligkeit der Agentursoftware für Fehler & Bugs
  • lässt sich nach den eigenen Bedürfnissen anpassen


Schauen wir uns als Beispiel einfach mal Google Tabellen an. Du wirst bestimmt nicht daran vorbeikommen, bestimmte Dinge im Agenturalltag mit der Hilfe von Google Tabellen zu lösen. Doch Google Tabellen ist für sich allein genommen keine gute Agentursoftware, denn:

  • Google Tabellen ist nicht für jeden so gut zugänglich
  • die Verfügbarkeit auf allen Endgeräten ist eingeschränkt
  • es ist zwar günstig, aber man startet mit einem leeren Blatt
  • das Risiko für Bugs und unerwartete Fehler (vor allem, wenn mehrere Personen mitarbeiten) ist hoch

Nur in Bezug auf die Individualisierbarkeit kann Excel im Vergleich zu richtiger Agentursoftware punkten. Ansonsten gibt es vermutlich Aufgaben, die mit bestimmter Software für Agenturen besser gelöst werden als mit Excel. Dennoch solltest du nicht auf solche Basic-Tools verzichten, weil du sehr flexibel bist.

Wir arbeiten selbst täglich mit Tabellenverarbeitungsprogrammen, weil man hier immer wieder innovativ seine eigenen Prozesse auf den Prüfstand stellen kann und sich nicht in die Abhängigkeiten begibt, die einem eine Agentursoftware oder ein Projektmanagement Tool aufzwingt.

Hier kommt der wichtigste Tipp: Weil es die perfekte Agentursoftware nicht gibt, sollten erfolgreiche Agenturen ihr eigenes Setup zusammenstellen und sich auf diese Weise auch nicht von einer Software abhängig machen.

Stell dir mal vor dein gesamtes Business bricht zusammen, weil du eine bestimmte Projektmanagement-Software nicht mehr nutzen kannst. Wie ärgerlich wäre das denn?

 

Diese 14 Tools und Unternehmenssoftware können wir Agenturen empfehlen

Hier kommt eine Auswahl der besten Tools und Software, die wir Agenturen empfehlen können, die durchstarten möchten. Wenn du immer noch nach einer All-in-one Agentursoftware suchst, ist jetzt die letzte Chance für uns gekommen, um dich davon abzuhalten. In 99 von 100 Fällen fährst du besser damit, dir dein persönliches Software-Setup aus den folgenden nützlichen Anwendungen zusammenzustellen.

Unsere heißesten Tipps auf einen Blick:

 

Besonders cool: Die meisten dieser Tools sind entweder 100 % kostenlos oder es gibt zumindest eine kostenlose Testversion, sodass du schnell herausfinden kannst, ob die Software in deinen Prozess passt und z.B. wirklich dein Projektmanagement, deinen Vertrieb oder sonstige Challenges im Daily Business von Agenturen zu meistern. Hier nochmal der Hinweis: du solltest erst deine Prozesse kennen und dich dann um Tools kümmern, statt andersherum. Falls du nämlich deine Prozesse um deine Tools herum aufbaust, werden diese meist ineffizient und kosten dich viel Geld, was woanders besser investiert wäre.

Im Folgenden stellen wir die einzelnen Tools noch einmal genauer vor und erklären dir, wie wir sie bei uns einsetzen und wieso sie zu unverzichtbaren Helfen geworden sind, um unser Business erfolgreich zu skalieren.

Fakt ist: Es gibt keine Agentursoftware, mit der du die genannten Features auf nur ansatzweise unter einen Hut bekommen würdest. Dafür sind die Aufgaben im unternehmerischen Alltag auch viel zu umfangreich – vom Projektmanagement bis zur Bildbearbeitung ist alles mit dabei.

 

Gmail

Jede Agentur braucht ein Mailprogramm und Gmail ist richtig mächtig. Es lässt sich perfekt mit zahlreichen Google-Anwendungen verknüpfen und auch die Suche ist 10x besser als bei Apple Mail, Outlook & Co. Ohne Gmail wäre unsere Mailkommunikation nur halb so effizient. Eine Agentursoftware mit integriertem Mailprogramm, die mit Gmail mithalten kann, ist uns bisher nicht untergekommen.

 

Google Workspace

Alle Google Tools (u.a. der mächtige Kalender) sind mit dabei. Auch der riesige Google Drive Speicherplatz ist wichtig für alle Agenturen, die voll auf Google setzen. Google Docs und Google Tabellen machen die Office-Suite von Microsoft überflüssig und sind zudem viel kollaborativer. Welche Agentursoftware kann das schon bieten?

 

Helpscout

Für den E-Mail Support empfehlen wir dir Helpscout. Die Software ermöglicht es, Tickets zu erstellen. So kann sich direkt eine Person darum kümmern, die in der Materie steckt. Das erspart viel internes Mail-Ping-Pong und sorgt dafür, dass deine Kunden schnellere und bessere Antworten bekommen.

Wieso wir den Support von der Akquise trennen? Weil erstens verschiedene Personen unterschiedliche Aufgaben haben und zweitens sollte man nicht immer alles im Blick haben. So geht der Fokus auf den wesentlichen Task verloren, der gerade ansteht!

 

Slack

Für die interne Kommunikation vertrauen wir auf Slack. In der externen Kommunikation würden wir dir dies nicht empfehlen, auch wenn manche Agenturen das in ihrem Prozess zum Projektmanagement implementiert haben. Das Einladen ist etwas kompliziert, aber einmal aufgesetzt ist Slack ein genialer Instant-Messenger für Teams jeder Größe.

 

Asana

Hinter Asana verbirgt sich eine unfassbar breit gefächerte Projektmanagement-Software, die das Kanban-Board und einen Kalender kombiniert und somit genau das bietet, was im Projektmanagment wichtig ist: Man kann Aufgaben erstellen, Tasks zuweisen und zeitlich terminieren. Es gibt noch unzählige andere vergleichbare Alternativen (z.B. Basecamp). Aber Asana ist in der Basis-Version kostenlos und bietet dafür wirklich ein exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis.

 

Close.com

"Turn more leads into revenue" – das ist der Marketing-Spruch von Close.com und das Tool kann das wirklich halten. Man behält einen guten Überblick und verliert nie einen (potenziellen) Kunden aus den Augen. Billig ist das Tool nicht, aber für alle, die richtig Vertrieb machen wollen, handelt es sich um gut investiertes Geld. Die meiste Agentursoftware versucht ähnliche Features mit einzuschließen. Aber Close.com macht es schon wirklich verdammt gut. Sollte das Kosten-Nutzen Verhältnis noch nicht stimmen, kann vorerst auch Google Tabellen Abhilfe schaffen!

 

Drip.com

Für E-Mail-Marketing empfehlen die meisten einem ActiveCampaign oder KlickTipp. Vieles ist bei Drip.com aber schlanker und schneller. Man spart sich am Ende viele Klicks und kann trotzdem eine ganze Reihe genialer Features nutzen. Einer unserer persönlichen Favoriten ist dabei das erneute Senden einer Mail mit anderem Betreff. Das geht mit nur einem Klick und ist sehr smart. Deine Öffnungsrate wird in die Höhe schießen und normale Agentursoftware bietet dir so etwas nicht. Wichtig zu beachten ist, dass dieses Tool nur sinnvoll ist, wenn man selbst Werbeanzeigen schaltet oder Kunden hat, die das tun. In diesem Falle bietet Drip eine hervorragende Ergänzung.

 

Perspective.co

Du willst einen perfekten Sales-Funnel bauen? Dann ist Perspective.co eine gute Wahl! Für eigene Projekte nutzen wir meist Webflow oder WordPress, doch wenn es mal clean und schnell gehen muss, ist Perspective.co eine gute Wahl. Das Tracking lässt sich problemlos einrichten und die Möglichkeiten sind vielfältig. Dieses Tool eignet sich am ehesten für deine Kunden und nicht für dich oder deine Agentur selbst.

 

Confluence

Wenn du interne Dokumentationen anfertigen musst (z.B. um einen Prozess zu visualisieren oder Leitfäden zu schreiben) eignet sich Confluence sehr gut. Man kann dafür auch Google Docs verwenden, aber Confluence ist noch etwas besser durchsuchbar und hier sind auch wirklich nur Dokumentationen abgelegt, sodass die Übersichtlichkeit hervorragend gegeben ist.

 

Calendly.com

Wann würde es Ihnen passen? Hast du diese Nachricht auch schon oft geschrieben und am Ende dann doch keinen Termin gefunden? Mit Calendly.com passiert das nicht. Wenn dein Kalender gut gepflegt ist, können Kunden hier Termine bei dir buchen. Das spart Zeit, sorgt für einen hohen Grad an Automatisierung und verhindert, dass dich das Mail-Ping-Pong mit Interessenten in den Wahnsinn treibt. Es gibt auch Agentursoftware, die so etwas mit einschließt, aber so clean wie bei Calendly.com haben wir es noch nirgendwo gesehen.

 

Canva.com

Benötigst du immer mal wieder Infografiken oder möchtest du coole Facebook Ads erstellen? Dann ist Canva die passende Ergänzung für dein Agentursoftware-Setup. Mit wenigen Mausklicks kannst du Vorlagen in maßgeschneiderte Visuals umwandeln, die das kommunizieren, was du aussagen möchtest.

 

Remove.bg

Den Hintergrund von einem Bild zu entfernen kann super nützlich sein, z.B. wenn man sein Profilbild auf einen anderen Hintergrund setzen möchte. Statt dafür Photoshop zu nutzen, kannst du es einfach mal mit Remove.bg versuchen. Das Ergebnis ist beeindruckend gut und es geht blitzschnell.

 

Webflow.com

Wie bereits erwähnt nutzen wir sehr gerne Webflow, um Websites zu gestalten. Das Tool ist sehr intuitiv und produziert trotzdem extrem sauberen Code. Es ist WordPress in vielerlei Hinsicht überlegen und kann sogar völlig kostenlos ausprobiert werden. Natürlich steigt mit der Anzahl an Möglichkeiten auf die Komplexität. Darum ist es ratsam, einen Entwickler bzw. Webdesigner mit an Board zu haben.. Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert und günstige Hosting-Pakete kann man auf Knopfdruck dazu buchen.

 

GetMyInvoices

Dieses Tool sammelt alle möglichen Rechnungen aus diversen Quellen und überträgt sie in deinen Google Drive Ordner oder direkt in dein Buchhaltungsprogramm. So hat die Zettelwirtschaft ein Ende und dein Steuerberater wird sich freuen.

Zum Abschluss kannst du dir in diesem Video hier ansehen, welche Tools du verwenden kannst, um mehr Zeit im Tagesgeschäft zu haben, weil du weniger Zeit auf Social Media verbringst: 

 

Fazit zur Wahl der passenden Agentursoftware

Abschließend lässt sich festhalten, dass du die Wahl deiner Agentursoftware gut durchdenken solltest. Eine Agentursoftware für alle Herausforderungen im Agenturalltag gibt es nicht, denn dafür ist dein Prozess zu individuell. Stattdessen solltest du dir ein Setup mit kleinen und großen Tools zusammenstellen, das für dein Projektmanagement, deinen Vertrieb oder alle anderen Herausforderungen des täglichen Business perfekt geeignet ist.

Mit unserer Auswahl an Tools kommst du dem, was die perfekte Agentursoftware für dich leisten müsste, schon nahe heran. Am Ende ist es aber niemals die Software, sondern es sind immer deine Strategie, deine Positionierung und deine Prozesse, die darüber entscheiden, ob du erfolgreich bist. Eine Agentursoftware kann dich nur unterstützen, setzt aber eine gute Basis voraus.


berg

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