10h+ / Woche sparen durch diese Prozesse (Tagesgeschäft bei Agenturen stark optimieren)

Keine Zeit, das ist eine häufige Aussage, die von Agenturen habe man hören, weil so viel im Tagesgeschäft los ist, weil so viele Kunden Projekte anstehen. Irgendwie möchte ich die Frage beantworten, wie viel Zeit du wirklich freischaufeln kannst, wenn du oder auch an welchen Sachen du arbeiten solltest und dementsprechend wie viel Zeit haben kannst. Pro Woche erst mal natürlich alles Schätzwerte. Es kommt immer auf der Agentur an. Aber das, so unsere Erfahrung über 400 Agentur und Kunden Projekten, mit denen wir gearbeitet haben und die Agenturen verbessert haben. Also das Ziel grundsätzlich sollte sein, dass das Unternehmen wächst. Wir kennen Unternehmen und wir haben Kunden, die mit uns zusammenarbeiten, die sehr schnell wachsen. Wir haben Leute, die leider nicht mit uns zusammenarbeiten und dementsprechend auch nicht so schnell wachsen oder auch aus anderen Gründen weniger schnell wachsen. Ein hundertprozentiges Wachstum jedes Jahr ist grundsätzlich möglich. Also wenn du im Jahr 100000 gemacht hast, dann kannst du im nächsten Jahr 200 300000 machen. So, das müssen Sie einfach mal ein bisschen trauen. Ist vielleicht einfach mal ein bisschen größer gedacht als 10 prozent Wachstum jedes Jahr, was ja nur gegen die Inflation spielt und eigentlich quasi neutral ist. Außerdem ganz wichtiger Punkt Du kannst es auch schaffen, 50 prozent Magen-Darm Unternehmen zu erreichen. Manche Kunden, die zum Beispiel 100000 umsetzen, haben auch 100000 Umsatz pro Monat, haben auch nur eine 80 prozent Marge, also haben 80000 Gewinn. Das hört sich jetzt vielleicht so ein bisschen unrealistisch an, ist es aber nicht. Wenn du die Sachen, die ich hier unten gleich zeige und erkläre, auch einfach umsetzt, das heißt, du kannst auf jeden Fall schaffen und deinem Unternehmen, deine Agentur in deiner Selbstständigkeit eine 50 prozent Marge zu erreichen. Und was dazu aber benötigt wird, um 100 prozent Wachstum zu haben, ist, dass du Zeit dafür hast, dass du Zeit hast, geile Leute zu finden, das Team besser zu machen, auszubilden, die die Projekt Qualität zu steigern. Eben du vielleicht noch mal weitere Experten. Wie auch immer du es machst, dass du bessere Kunden Ergebnisse erzielt, bessere Kunden gewinnen und bessere Bezahlung bekommst. Dazu brauchst du Zeit und Zeit hast du nicht, wenn du im Tagesgeschäft wie ein Selbstständiger an Kunden Projekten arbeitest, die dann einfach wieder vorbei sind. Irgendwann. Wo habe ich jetzt irgendwie warum der ganze Stress war? Habe ich jetzt zu viel Zeit investiert, wenn es eh jemand zu Ende gegangen ist, was ja auch voll normal ist. Das heißt, dass die Ziele und oder das sind die Benchmarks. Wenn du zum Beispiel noch nicht Marge hast, noch nicht genug zum Wechsel auch noch nicht so viel Zeit hast, dann ist auf jeden Fall das wie du richtig und gut Potenzial. Und ich habe das hier mal in drei verschiedene Bereiche untergliedert, auch wenn natürlich alle ein bisschen miteinander zusammenhängen. Und fangen wir vielleicht mal mit dem ganzen letzten Bereich an. Thema Prozesse Du kannst Prozesse in deinem Unternehmen aufbauen, die man natürlich besser, wenn du die weiter vorne du so gesehen in die Richtung gehst. Aber mal Du kannst Prozesse aufbauen, die dir grundsätzlich schon viel Zeit sparen. Ein wichtiger Prozess oder ein sehr simpler Prozess ist z.B. der On Boarding Fall. Was das genau ist, erkläre ich jetzt hier nicht, denn dass du den Aufbau sind, das habe ich schon extra gemacht. Verlinkt hier unter dieses Videos grundsätzlich on boarding Panel. Nimm einfach deine beiden, deine Kunden komplett durchs Onboard. Also wenn du Webdesign machst, musst du ja fragen welche Farben soll die Webseite haben und was hast du für ein Logo, welche Bilder, Videos usw. all das musst du abfragen. Oder doch die Erwartungshaltung richtig klären, die Kommunikationsregeln erklären usw. Alles kannst du komplett digitalisieren. Das ist eine bessere Kunde Experience. Das spart Zeit bei dem Kundenseite. Der Kunde und der Kunde kann sich das angucken, wann immer er will. Das heißt, es ist für alle Beteiligten sehr, sehr viel besser, wenn du es richtig und professionell aufsetzt und bei dem Fall wie gesagt in einem anderen Video genau erklärt Schau es dir einfach an Spaß. Ich will mich jetzt hier ein bisschen zurück, was es sehen kann. Ich würde mal ganz grob schätzen zwei Stunden die Woche, wenn du einen Kunden die Woche anbietest. Natürlich sind manche on board nicht ohne jede Agentur, einen Kunden die Woche, allerdings ohne Panel, aber auch so sehr den laufenden Projekten. Viel Zeit, weil die Erwartungshaltung viel besser erklären kannst. Du kannst ja dem Kunden sagen oder der Kunden hier bitte nicht vor 12 Uhr anrufen oder generell einfach random anrufen, weil du produktiv arbeiten wollen. Und wenn du eine Facebook Kampagne Scheiße für den Kunden könntest du erklären und erst mal ganz viel probieren muss noch keine guten Ergebnisse bekommen, um dann später gute Ergebnisse zu haben. Also kannst du ganz viele Erwartungen vorher richtig setzen, die Kommunikationsregeln richtig setzen und natürlich die ganzen technischen Sachen abfragen und die inhaltlichen Sachen abfragen. Heißt Du bist definitiv auch in laufenden Projekten viel sparen. Zweites Thema Thema Scout. Das spart ca. drei Stunden die Woche, je nach Agentur Größe. Je größer die Agentur, desto. Spaß ist meistens, weil mir ist es normalerweise Leute schicken ein Kunde, schicken E-Mails du zu dir und du liest es weiter an den Kollegen und der Kollege bearbeitet das aber kann auch nicht alles machen. Es wird so hin und her geleitet und Projektmanager machen das Chaos kompliziert, die meisten Fällen gut. Vereinfacht ist das nämlich eine eigene E-Mail-Adresse, zum Beispiel die supported deine Domain Domain Name und dadurch kannst du ja viel besser die E-Mails verwalten. Also du kannst es einfach zuweisen zu der einzelnen Person. Du kannst. Die Verläufe sind viel leichter, dass verschiedene Leute da ansetzen können. Du kannst die Antworten abspeichern als Vorlagen, kannst immer wieder Themen, gibt irgendwelche Terminabsprachen und so weiter. Das kannst du alles super gut darin abbilden und Spaß, enorm viel Zeit. Und du hast auch vom mentalen Fokus gehst du, wenn du in Kunstprojekten Projekten arbeitest, gehst du wirklich locker durch gut ein und oder kannst auch andere Ticketing Systeme grundsätzlich benutzen. Aber selbst Gott ist eigentlich ganz cool, weil das nichts an das sagt. Mich ist ein Ticket, sondern es sind Conversations und das finde ich einfach ein schöner Weg mit Leuten zu arbeiten. Wenn ich von meinen Kunden Tickets abarbeiten will, keine Konversation führen und du glaubst dich aber ein gut und bist dann in einem Mindset bei einem in dem Arbeitsamt Abschnitt von deinem Tag. Ich helfe jetzt kundig, arbeite an Kunden Projekten und wenn ich dann in einen E-Mail-Postfach in Gmail einloggen, dann siehst du die E-Mails eben nicht, sondern da machst du halt Akquise oder was auch immer du machst. Du auch mental und auch digital. Zwei verschiedene Orte normalerweise. Also du öffnest die E-Mails und dann ist da irgendwas, was für manche Kunden manche neu anfragen. Dann die Mitarbeiter von dir. Das sind ja tausend Sachen auf einmal. Wenn du es einfach besser trennen kannst, wenn du dazu gehört, natürlich auch Kunden, also wenn du im Team agierst, Slack zu benutzen. Und wenn du Akquise machst, dann natürlich E-Mail zu benutzen oder Anfragen bearbeitet. Und wenn du mit Kunden, Kunden, Projekten arbeitest zu benutzen und das ist für den Kunden bessere, weil er oder sie bessere Antworten bekommt, es einfach schneller geht und für dich, weil du auch mental das trennen kannst. Das spart sie super viel. Dazu gehört natürlich auch grundsätzlich Das ist auch so ein Mix. Das kann ich, finde ich, zu einem speziellen Punkt einordnen deine eigene Produktivität zu steigern, wenn du E-Mails später Checks Routinen hast, weil mich die Phasen einbaust, deine Tage, ich mache es hier Akquise, hier mache ich Kunden, Projekte und so weiter. Mehr unterteilt, das besser auf dem Schirm hast. Das ist eine super wichtiger Punkt. Und dann aber von dem Prozess und warm zu bleiben, wenn du eine Wissensdatenbank ein anlegst, das sparst du ca. eine Stunde die Woche, sage ich mal häufig gestellte Fragen, wie ich mich für WordPress ein solche ganzen Themen immer wieder von Kunden gefragt werden Wie kann ich meine Zahl, meine KPIs richtig verstehen? Oder meine die Kampagne gut oder schlecht? Kann man da irgendwie mehr Auswertungen geben? All das kannst du in der Wissensdatenbank mit vorgefertigten Videos oder Artikeln im Internet, also von anderen Leuten den Content darauf verlinken oder selbst Content aufnehmen. Also eine Wissensdatenbank haben für dein Team, damit die besser und selbstständiger arbeiten kann. Aber auch für Kunden, dass jeder sich einfach die Infos ziehen kann, wann immer er oder sie das will und nicht von dir oder von anderen abhängig ist. Also das Prinzip ist letztendlich so normalerweise viel falsch machen ist. Sie sind hier ein bisschen der Zentrum des Unternehmens und Kunden und Mitarbeiter und andere Freelancer und so weiter. Die kommen alle auf dich zu und du bist so der Flaschenhals einfach von dem ganzen System. Und was wir machen wollen ist so, dass du verschiedene Systeme baust, zum Beispiel eine Wissensdatenbank, zum Beispiel on Boarding Panel, zum Beispiel gut und andere Leute direkt darauf zugreifen können.